高效清单工作法 聪明人的无压时间管理手册

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首先,很少有人接受过正式的关于“如何创建待办事项清单”的训练。 P7

学会了这个技能,你的大部分压力就会消失。 P8

正如我在其他书中也强调的,只有你才是你这艘船的船长。 P9

[2] project,多为包含多任务、有特定目的、要在一定时间内完成的某一活动。 P10

一种好的任务管理法会使工作进程不那么混乱。 P11

你不至于感到不知所措,而是感觉自己能够掌控生活,从而避免焦虑。 P12

你也将避免因为所谓的“危机”而分心,也就能够感到对任务的控制在不断增强。 P13

·50%:已完成的待办事项有50%是在一天内完成的。 P14

超过40%的任务从未完成,这意味着将近一半的任务被转移到了第二天,无限期推迟或完全丢弃——这显然不是有效的任务管理应有的样子。 P15

41%的任务未完成,这意味着如果通过任务完成率来衡量我们的效率,那么许多人使用待办事项清单并没有太多有意义的收获。 P16

在这一章里,我将说明大部分人未能完成待办事项清单的8个常见症结。 P17

待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目,并突出最重要的内容。 P18

如果你误解了它,那么你将无效而且过度地创建和使用它们,而最终清单也会阻碍你的效率提升。 P19

截止日期不只是强加紧迫感,它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。 P20

截止日期有助于我们去思考和规划,根据需要完成的目标,在任务之间进行选择。 P21

这些清单在许多方面都适得其反。 P22

如果你只有四个小时的时间,那么请确保清单中的项目可以在四个小时内完成。 P23

换句话说,在这样的清单中,各种任务之间没有联系。 P24

由于可用时间较短,你更有可能错过最后期限,而这可能会引发你的内疚、羞耻和沮丧感。 P25

每天早上醒来时,和我们一起苏醒的还有一定量的认知资源。 P26

我们更有可能拿起一袋薯片而不是自己准备沙拉或煎牛排。 P27

没有这样的背景信息,你自然很难知道哪些任务需要立即关注。 P28

结果是什么呢?你的清单变成了对未解决和未完成事件的持续记录,而不是对你需要完成的事件的记录。 P29

假设清单中的一项任务是“构建网站”。 P30

这是待办事项清单中常见的失败。 P31

我们设定目标是为了促使自己采取行动。 P32

或许你已经从过去的经历中意识到了这一点。 P33

为此,我设计了以下调查问卷来帮助你评估对待办事项清单的掌握程度。 P34

)4.你是否在创建待办事项清单时尽可能减少未知变数,并关注完成每项任务所需的时间以及每项任务的优先级?例如,你是否列出了一项3分钟的任务,而其他任务需要3个小时?你是否给任务标注了“A”优先级和“C”优先级?5.你的待办事项清单是否限定了那些要耗费精力进行选择的任务的范围?6.你是否给出每个待办事项的具体情况,来判断它是高价值还是低价值的任务,以及相关时间规划?7.你是否具体地定义任务而非宽泛地描述,以便快速确定何时能完成它?8.你是否将每项任务与特定目标相关联?接下来,你可以计算一下自己的得分。 P35

19~31分:你的表现相当不错,但你可以改进设定任务的方式。 P36

无论在实现目标的过程中,这些情绪扮演了什么样的具体角色,我们都会感到脱离了目标本身。 P37

因此,如果你在工作期间难以保持高效,请评估一下自己的情绪状态。 P38

总之,这一章的目的不是寻找“最佳”的清单制作法。 P39

你可能已经注意到了此方法固有的问题。 P41

你可能会完成一些任务并将其从清单中删除,从而感到有效率甚至富有成就感。 P42

/ 正如我们前面所讨论的那样,大多数待办事项清单缺乏具体的截止日期。 P43

你可以忽略那些开始日期在将来的任务。 P44

与前面介绍的两种方法一样,它还有很多不足之处。 P45

你是否计划研究投资顾问提到的热门股票?同样,把它写进主清单。 P46

不幸的是,很少有人使用这种方法。 P47

大任务通常设定为一两个小时才能完成,小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。 P48

你不再纠结要去做什么,因为你不需要从众多选项中做出决定。 P49

该方法的另一个缺点是缺乏灵活性,相对死板而不能适应每日复杂的情况。 P50

虽然“3+2”法将你的注意力限制在5项任务上,但“1-3-5”法的好处是将任务的数量扩大到9。 P51

正如你可能已经猜到的那样,“1-3-5”法与“3+2”法一样存在缺陷。 P52

例如,假设你想要改造厨房。 P53

该方法的一个优点是,它可以让你直观地了解正在进行的多个项目。 P54

你可能还注意到了,该方法也没有提到批处理清单(我们将在后文讨论批量处理清单)。 P55

MIT是Most Important Task的首字母缩写,意即“最重要的任务”。 P56

它定义了一些指导原则,在应用方面又提供了相当大的灵活性。 P57

以下是它的工作原理。 P59

你可以从中轻松识别需要立即关注的高价值任务,也可以根据截止日期轻松确定任务的优先级。 P60

“便利贴”法最大的优势就在于其视觉呈现。 P61

这是一种用于在冲突性的任务间分配时间的工具。 P63

通过这种方法,你能够便捷地识别出与你有关的最重要的项目,这些项目将出现在第一象限和第二象限中;你同时也能够排除那些影响微乎其微的项目,这些项目将出现在第四象限中。 P64

你最终会花更多时间在高价值任务上,而相应浪费在低价值任务上的时间也就更少了。 P65

以下是关于GTD的简单介绍。 P66

我们需要做的是创建多份清单并将项目放在它们所属的位置,同时每周进行一次回顾,以保持我们处理的是那些最重要的事。 P67

这是将所有内容“转储”到主清单,然后将任务移到其他更精确清单的过程中所必需的。 P68

第三,GTD固有的灵活性对某些用户不利。 P69

这是确定重要工作的关键步骤。 P70

人们是否有效地使用GTD创建清单并成功地管理了任务工作的流程呢?显然是的。 P71

在这套任务管理系统下,你将更轻松地按时完成最重要的工作。 P72

/ 我们可以改进这种做法来进一步提升工作的效率和价值。 P74

分离当前任务和未来任务则绕开了这种感觉:大量的未来任务被剥离出来,因为你本就没有必要在当前一天的工作时间内注意它们。 P75

大多数人这样做是为了完成学业、准备考试或拓展技能。 P76

如果你认识到任务存在的原因,将更有可能完成它。 P77

完成任何项目的方法都是先将其分解为各个组成任务。 P78

作为单个项目列出,它的难度是巨大的,我们很难知道从哪里开始。 P79

例如,洗碗可能是一项高优先级的任务,需要你立即关注。 P80

最终,设定每项任务的截止日期提高了我们的工作效率,促使我们完成重要的工作。 P81

为任务设定不可能的截止日期没有任何好处。 P82

这也难怪大部分人无法通过待办事项清单知道自己想要做什么——从如此庞大的清单中发现应该做什么,几乎是不可能的!这种情况也尚可理解。 P83

你会发现主清单上的许多任务都可以在一两分钟内完成。 P84

现在,你需要认识到的是,“整理邮件”这样的微任务不应该是日常待办事项清单中的7项关键任务。 P85

即使你设定了每个项目的截止日期并提供了各种类型的背景说明,清单上的任务也会随着时间的推移而变成你的负担。 P86

高效清单工作法 聪明人的无压时间管理手册 经济管理电子书 第2张例如,“收拾起居室”显然是基于地点的任务——你必须在家做这件事;如果你计划全天在办公室,则不能将此项添加到每日清单中。 P88

另外还要提到的一点是,你可能会发现为高优先级、高价值的待办事项保留单独的清单很有用。 P89

修剪清单可以帮助你控制它。 P90

因此,应将这类任务从主清单中删除(把它们移到愿望清单中吧)。 P91

相反,应该把它们放在单独的“生活方式目标”清单中,并视为独立的项目;等到你准备好认真对待其中一个时,再为其创建单独的清单,把项目分解为小型的、可操作的任务并设定截止日期。 P92

如果你能清楚地估算完成每项任务所需的时间,就可以创建近乎完美的待办事项清单,从而避免让自己背负着需要延续到第二天的任务。 P93

你需要抵制“能力高估”的诱惑。 P94

”虽然你可以在45分钟内修剪完草坪,但如果你允许自己花很多时间,你就真的需要用1.5个小时。 P95

当你使用动词表达时,任务就会立刻生效。 P96

你可能不知道“衣服”任务需要多长时间,但你可以在5分钟内“开始洗衣服”。 P97

使用正确的动词描述任务将激励你采取行动。 P98

即使你是独自工作,其他人的信息对你的工作流程来说也可能至关重要。 P99

对于那些需要依靠其他人行动的工作流程,这一点至关重要。 P100

如果你有一个运行良好的系统,那么清单将帮助你更快、更高效地完成重要工作。 P101

这些内容对于创建一个可确保你完成重要工作的待办事项清单而言至关重要。 P102

我们的想法是:在单个工作时间单元内批量解决它们。 P103

它们会诱使你进行多任务处理,而这又会带来任务的转换成本。 P104

同样,如果你需要在家中完成几项杂务,请将它们一并处理。 P105

例如,你查看了自己的电子邮件,发现收件箱里躺着数百封邮件后不免感到气馁;你查看了主清单,发现有太多缺少细节的任务时,会感到沮丧;你发现每日清单里所包含的都是模糊且不可操作的任务后,会变得情绪低落。 P106

不要低估不堪重负的感觉带来的消极影响。 P107

例如,你应指定与任务相关联的项目、活动的类型(分析、创意等),以及是否存在任何基于地点的约束等。 P108

大多数人没有定期回顾的习惯。 P110

请注意,每周回顾需要你集中精力来完成。 P111

8.记下你正在等待其他人反馈的任务。 P112

它让你有所担当。 P113

因为你尚未明确定义衡量成功的指标,自然无法确定目标的实现程度。 P114

如果有改变,就更新相应的记录。 P115

尝试不同的方法很重要。 P116

而当你专注于方法论以至于方法论本身成为优先事项时,你就很可能丧失了原本的那些目标。 P117

有效系统的基本要素(例如截止日期、任务优先级、细节信息,以及当前任务和未来任务的分离)具有普遍价值,相比起来,其他方面则不那么重要。 P118

在具体应用上,你可以自由发挥。 P119

了解如何创建有效清单是一回事,每天按照那些基本原理行动是另一回事。 P120

再次,购买一份可以在一张纸上显示全年日期的挂历和一支红笔。 P121

“就让事情放那里吧”的想法让人无法抗拒。 P122

他们抱着甘于失败的态度,任由任务管理系统崩溃而屈服于失败的结果。 P123

两种方法各有利弊。 P125

第一,我们通常需要写下在脑海中储存的某项任务。 P126

你可以随身携带,想到待办事项时随时记下来。 P127

在上一节中,我强调了使用纸质待办事项清单的五个理由。 P128

第四,你可以在嵌套的结构中组织项目和任务。 P129

[书籍分 享V信 iqiyi114]事实是,这两种工具并不应该是互斥的,最佳方法是把你的待办事项清单和日历组合到一起,这样才能使你的产出最大化。 P130

有一种简单的方法可以避免这种结果:同步你的日历和待办事项清单。 P131

接下来,你再根据4个小时45分钟的可用时间为明天创建一份可实现的待办事项清单。 P132

这种感受带来的结果可想而知:高价值的重要任务并没有完成,随之而来的是沮丧、内疚和巨大的心理负担。 P133

当你看到任务完成时,你会受到鼓舞而去完成更多任务。 P134

在我看来,对于组织任务和项目以及完成任务来说,有效的待办事项清单系统是非常有用的。 P136

让它作为动力,能使你当天的工作同样富有成效。 P137

但最终,你应该根据自己的工作方式来制定任务管理策略。 P138

请记住,提高工作效率不是为了让自己忙碌,而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。 P139

我也在时间管理这方面困惑过、实践过,到后来自己也慢慢摸索出一些方法,甚至能够和别人分享,去做演讲,影响更多的人。 P141

我需要缩减一些不必要的时间支出,需要把一些碎片化的时间更好地用起来。 P142

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